Signaturen in Outlook bieten die Möglichkeit, Textblöcke automatisch am Ende eine E-Mail Nachricht einzufügen, so dass diese nicht jedes Mal erneut abgetippt oder eingefügt werden müssen.
Unter Windows funktioniert in Outlook (Classic) das Hinzufügen und Einstellen einer Signatur wie folgt:
- Unter Datei/Optionen/E-Mail/Nachrichten verfassen den Bereich Signaturen öffnen. Folgendes Fenster sollte zu sehen sein:
- Unter "Neu" kann eine neue Signatur erstellt werden. Dieser muss zuerst ein Name vergeben werden. Daraufhin wird diese automatisch ausgewählt und es kann im unteren Textfenster die gewünschte Signatur erstellt werden. Hier sind auch Bilder zulässig.
- Im oberen rechten Feld des Fensters lassen sich die Standardsignaturen für verschiedene E-Mail Konten auswählen. Dies geschieht per Dropdown-Menü und kann bei neuen Nachrichten sowie Antworten und Weiterleitungen differenziert ausgewählt werden. Standardmäßig sollte hier für Neue Nachrichten sowie Antworten/Weiterleitungen die Signatur ausgewählt sein.
- Wenn alle gewünschten Inhalte der Signatur erstellt worden und die erstellte Signatur als Standardsignatur ausgewählt wurde, kann dies über den "Speichern" Knopf gesichert werden. Das Fenster kann per Klick auf "OK" geschlossen werden.
Beim Verfassen einer neuen E-Mail lassen sich die erstellten Signaturen unter dem Reiter Einfügen/Signatur auswählen. Bei Auswahl einer anderen Signatur wird die bereits vorhandene automatisch entfernt.
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