Wie funktioniert die Dienstplanerstellung?

Geändert am Fr, 14 Nov um 11:16 VORMITTAGS

Allgemein gilt, der Dienstplan kann nur von Personen erstellt und bearbeitet werden, die dazu eine Berechtigung besitzen. Alles zum Thema Dienstplan befindet sich im Menübereich Planen im linken Seitenmenü.

Erläuterung der Status „Entwurf“, „Veröffentlicht“ und „Abgerechnet“ im Dienstplan:

Der Dienstplan besteht in drei verschiedenen Status:

“Entwurf” bezeichnet den Dienstplan in der Phase der Erstellung. In diesem Status ist er nur für zur Bearbeitung und Erstellung berechtige Personen sichtbar. Um einen Entwurf zu veröffentlichen einfach auf “+ Veröffentlichen” klicken.
“Veröffentlicht” bezeichnet den Status, der offiziell erstellt und für alle Mitarbeiter:innen einsehbar ist. Diese Version geht in die Umsetzung.
“Abgerechnet” zeigt die Version des Dienstplans, die final für die Lohnabrechnung gültig ist. Da auch in einem festgesetzten “Veröffentlichten” Dienstplan kurzfristige Änderungen (z.B. Krankheitsausfall) entstehen können, müssen diese Aspekte für den abzurechnenden Dienstplan nochmal eingepflegt und angepasst werden. Dann erst sollte der Dienstplan in die Abrechnung übergehen.

Wie werden neue Schichten angelegt?

Um einen Dienstplan zu erstellen und somit Schichten anzulegen, muss der Dienstplan im Status “Entwurf” sein. Dies lässt sich in der Dienstplanansicht mittels Drop-Down-Menü auswählen.

Über “+ Neue Schicht” kann man zunächst durch eine Drop-Down-Option wählen, ob man eine Vorlage benutzen möchte oder nicht.

Die Erstellung einer Neuen Schicht erfordert immer die Auswahl eines Schichttyps. Diese sind bereits in der Software mit Titel und Uhrzeit definiert und können einfach entsprechend im Feld Schichttyp ausgewählt werden. Individuell können hier dann noch Service bestimmt und Mitarbeiter:in sowie Position zugeteilt werden.

Was ist eine Vorlage und wie können Vorlagen für wiederkehrende Pläne genutzt werden?

Eine Vorlage ist ein Set oder eine Kombination von Schichten, die als solche abgespeichert werden, da sie sich beispielsweise regelmäßig strukturell gleich wiederholen und die einzelne Schichterstellung abgekürzt werden kann. Wählst du “Vorlage benutzen” im Drop-Down bei “+ Neue Schicht”, kannst du im Fenster, welches sich öffnet, nun zwischen zwei Arten von Vorlagen entscheiden und die entsprechenden Vorlagen, die du bereits angelegt hast, auswählen.

Es gibt zwei Arten von Vorlagen:

Generelle Vorlage: Das ist ein leeres Gerüst welches nur “welcher Schichttyp und wann” gespeichert hat. Mitarbeiter:innen werden dann nachher einzeln in die Schichten zugeteilt. (Bsp.: Montag, Mittwoch und Freitag gibt es immer eine Frühschicht von 06:00 Uhr-13:00 Uhr sowie eine Spätschicht von 16:00 Uhr-23:00 Uhr, das ist gesetzt. Wer jede Wooche die Schichten übernimmt wird dann individuell zugeteilt.)
Spezielle Vorlage: Diese enthält auch bereits fest zugeteilte Personen im Schichtgerüst. (Bsp.: am Montag macht die Frühschicht von 06:00-13:00 Uhr immer Peter Peterson, die Spätschicht von 16:00 Uhr-23:00 Uhr Karla Karlasdotter)

Wie werden Vorlagen erstellt?

Dazu müssen die Schichten, die du als Vorlage anlegen möchtest, bereits in Dienstplan erstellt und veröffentlicht worden sein. Gehe dann in den Dienstplanstatus Veröffentlicht und wähle “+Vorlage erstellen” aus. Jetzt kannst du die gewünschte/n Schicht/en durch Doppelklick im Dienstplan auswählen. Diese werden dann transparent und mit einem strichlierten Rahmen gekennzeichnet. Hast du alle Schichten für die Vorlage ausgewählt, gehe auf “Vorlage speichern”, rechts oberhalb des Dienstplans. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du der Vorlage einen Titel gegeben und die Optionen “Generelle Vorlage” und “Spezielle Vorlage” auswählen kannst. Dann ganz einfach “Vorlage speichern”

Eine Übersicht der angelegten Vorlagen befindet sich links im Menüpunkt Vorlagen unter Planen.

Wie werden bestehende Schichten bearbeitet?

Um eine Schicht zu bearbeiten, muss man wieder in den Entwurfsstatus des Dienstplans gehen. Dort kann man die Schicht durch Doppelklick auswählen und es öffnet sich rechts ein Fenster mit den Schichtdetails. Hier können nun die Änderungen vorgenommen und mit “Schicht bearbeiten” gespeichert werden. Damit diese Änderung in den offiziellen Dienstplan übernommen wird, muss dieser im Entwurfsstatus nochmals “Veröffentlicht” werden.