Kontakt im Adressbuch anlegen

Das Adressbuch in Qualicura One dient als zentrale Sammlung aller relevanten Kontaktpersonen – z. B. Elternteile, Vormund:innen, Ärzt:innen, Jugendamtsmitarbeiter:innen oder Therapeut:innen. 

Nur Kontakte, die im Adressbuch angelegt wurden, können später Bewohner:innenprofilen zugewiesen werden.

1. Adressbuch öffnen

1. Gehe in der Menüleiste zum Bereich "Ressourcen".

2. Wähle dort das "Adressbuch".
   → Es öffnet sich eine Liste aller bereits vorhandenen Kontakte.
   
   

2. Neuen Kontakt hinzufügen

1. Klicke oben rechts auf "+ Kontakt anlegen".

2. Ein Eingabefenster öffnet sich mit mehreren Feldern.

3. Wähle aus, ob es ein "Persönlicher Kontakt" oder ein "Firmenkontakt" ist.

4. Trage die relevanten Informationen ein, z. B.:

   • Vor- und Nachname*

   • Telefonnummer

   • E-Mail-Adresse

   • Adresse

   • Notizen / Zusatzinformationen
     

*Pflichtfelder

3. Kategorie festlegen

Jeder Kontakt muss einer Kategorie zugeordnet werden.
Die Kategorie legt fest, wie der Kontakt später im Bewohner:innenprofil verwendet werden kann.

Beispiele für Kategorien:

• Elternteil

• Sorgeberechtigte Person

• Ärzt:in / Hausärzt:in

• Jugendamt

• Vormund:in

• Therapeut:in

• Sonstiger Kontakt

Die Kategorie:

• erleichtert die Suche

• sorgt für korrekte Zuordnung im Bewohner:innenprofil

• verhindert Fehler bei späteren Dokumentationen

4. Datenschutzstufe wählen

In diesem Schritt wird die Sichtbarkeit eines Kontaktes innerhalb von Qualicura One festgelegt. Dabei wird zwischen öffentlichen und privaten Kontakten unterschieden.

Öffentlicher Kontakt (Standardeinstellung):

Standardmäßig ist die Datenschutzstufe auf Öffentlich eingestellt.

Das bedeutet:

• Alle Mitarbeiter:innen, die deinem Träger angehören und Zugriff auf Qualicura One haben, können diesen Kontakt im Adressbuch einsehen.
• Der Kontakt steht somit einrichtungsweit zur Verfügung.

Diese Einstellung eignet sich besonders für Kontakte, die von mehreren Personen benötigt werden.

Privater Kontakt:

Wird die Datenschutzstufe auf Privat gesetzt, ist der Kontakt zunächst ausschließlich für dich selbst sichtbar.

• Der Kontakt erscheint nicht im öffentlichen Adressbuch.
• Du kannst den privaten Kontakt Bewohner:innen zuordnen.
• Andere Mitarbeiter:innen sehen diesen Kontakt im entsprechenden Bewohner:innen-Kontakte-Reiter, jedoch nicht im Adressbuch.

Diese Einstellung ist sinnvoll, wenn sensible Kontaktdaten geschützt werden sollen, zum Beispiel bei Elternkontakten, die nicht für alle Mitarbeiter:innen sichtbar sein sollen.

Nachträgliche Änderung der Sichtbarkeit

Die Datenschutzstufe eines Kontakts kann nachträglich im Kontaktprofil von Privat auf Öffentlich geändert werden.

Wichtig:

• Diese Änderung kann ausschließlich von der Person vorgenommen werden, die den Kontakt ursprünglich angelegt hat.

• Daher sollte bereits beim Erstellen des Kontakts bewusst entschieden werden, ob eine private oder öffentliche Sichtbarkeit notwendig ist.

5. Kontakt speichern

Wenn alle notwendigen Angaben eingetragen wurden:

• Klicke auf "Kontakt anlegen".

• Der Kontakt erscheint nun im Adressbuch und kann einem Bewohner:innenprofil zugeordnet werden.
  
  Siehe dazu folgenden Artikel:
  Einen Kontakt mit einem Bewohner:innenprofil verknüpfen
  
  
  
  

Wichtiger Hinweis

• Kontakte müssen immer zuerst im Adressbuch angelegt sein, bevor sie Bewohner:innen zugewiesen werden können.

• Achte darauf, eine korrekte Kategorie auszuwählen, damit der Kontakt eindeutig einsortiert ist und später einfach gefunden werden kann.

• Kontakte können nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden.

Weiterführende Artikel:

Einen Kontakt mit einem Bewohner:innenprofil verknüpfen

Bezugsbetreuer:in nachträglich zuweisen oder ändern

Wie verknüpft man Bewohner:innen mit Services (z. B. Wohngruppen oder Betreuungsformen)?