Wie wird eine neue Aufgabe angelegt und zugewiesen?

Aufgaben helfen dabei, To-dos strukturiert zu erfassen, zuzuweisen und nachzuverfolgen. Sie können einzelnen Personen oder ganzen Gruppen zugewiesen werden. Der Aufgabenbereich ist über das linke Menü unter Planen erreichbar.

Aufgabenliste öffnen

Klicke im linken Menü auf Planen und dann auf Aufgaben. Du siehst die Aufgabenliste mit zwei Reitern:

• Meine Aufgaben – alle Aufgaben, die dir persönlich zugewiesen sind
• Gruppenaufgaben – alle Aufgaben in der Gruppe, auf die du Zugriff hast

Unterhalb der Reiter kannst du die Ansicht weiter eingrenzen: Alle, Überfällig, Heute oder Bevorstehend.

Die Liste zeigt Status, Bewohner:in, Mitarbeiter:in, Aufgabenname, Startdatum, Fälligkeit, Abschluss, Kategorie, Gruppe und Priorität auf einen Blick. Der Status ist farblich gekennzeichnet:

Status
Blau – Offen
Grün – Abgeschlossen

Die Priorität einer Aufgabe kann zwischen Hoch, Normal und Niedrig in der Aufgaben Bearbeitung eingestuft werden. Diese wird in dieser Listenansicht in der Spalte Priorität als Text angezeigt. 

Eine farbliche Markierung siehst du auf deiner Startseite (Dashboard) bei den dort gelisteten Aufgaben am Ende der Zeile:

Aufgabenliste filtern

Über das Filtersymbol oben rechts in der Aufgabenliste öffnest du die erweiterte Filterfunktion. Dort kannst du nach verschiedenen Kriterien filtern, z. B. nach Titel, Startdatum, Status, Kategorie, Gruppe, Priorität oder Bewohner:in.

Hinweis: Der Filter "Status" ist standardmäßig auf "Offen" eingestellt. So siehst du beim Öffnen der Aufgabenliste direkt alle noch zu erledigenden Aufgaben. Möchtest du auch abgeschlossene Aufgaben sehen, entferne den Status-Filter oder wähle zusätzlich "Abgeschlossen" aus.

Neue Aufgabe anlegen

Eine neue Aufgabe kannst du auf drei Wegen starten:

• Über den Button "+ Aufgabe" oben rechts in der Aufgabenliste
• Über die Startseite mit dem Schnellzugriff "+ Aufgabe"
• Über das Dreipunkt-Menü neben einer Benachrichtigung

In allen Fällen öffnet sich am rechten Bildschirmrand ein Eingabebereich.

Pflichtangaben ausfüllen

Im Bereich "Grundlegende Aufgabeninformationen" müssen folgende Felder ausgefüllt werden:

• Aufgabentitel
• Priorität (Standard: Normal)
  Auf dem Dashboard farblich erkennbar:
  Rot = Hoch
  Gelb = Normal
  Blau = Niedrig
• Kategorie (z. B. Schule, Arzt, Haus, Auto, Therapie, Mitarbeitende)
• Startdatum und Enddatum

Im Bereich "Zuweisen an" wählst du:

• Gruppe – die Wohngruppe oder Einrichtungseinheit, in der die Aufgabe gilt
• Mitarbeiter:in – eine oder mehrere Personen, denen die Aufgabe zugewiesen wird

Direkt darunter wählst du, wer die Aufgabe erledigen muss:

• Eine Person – es reicht, wenn eine der zugewiesenen Personen die Aufgabe erledigt. Die Aufgabe gilt dann für alle als abgeschlossen.
• Alle – alle zugewiesenen Personen müssen die Aufgabe jeweils einzeln erledigen und abschließen.

Tipp: Wähle "Eine Person" für Aufgaben, bei denen es egal ist, wer aus dem Team sie übernimmt – z. B. "Schuhe kaufen für Kind XY". Wähle "Alle" für Aufgaben, bei denen jede Person eine eigene Handlung vornehmen muss – z. B. "Dokumentation prüfen".

Optionale Angaben ergänzen

Im Bereich "Optionale Aufgabeninformationen" kannst du zusätzlich eintragen:

• Bewohner:in – wenn die Aufgabe mit einer bestimmten Bewohner:in verknüpft sein soll
• Ort
• Notiz
• Anhänge – Dateien hochladen
• Schritte zum Abschließen – Abschlussnotiz schreiben und/oder Dokument hochladen

Alle optionalen Angaben können auch später noch im Aufgabendetail ergänzt werden.

Aufgabe speichern

Klicke unten rechts auf "Aufgabe erstellen", um die Aufgabe zu speichern. Sie erscheint danach sofort in der Aufgabenliste.

Hinweis zur Bearbeitung: Das nachträgliche Bearbeiten von Aufgaben ist nur für einen begrenzten Zeitraum möglich. Diese Zeitspanne kann von berechtigten Personen in Easy Admin festgelegt werden. So bleibt die Dokumentation nachvollziehbar.

Wie kann ich eine Aufgabe an eine andere Person delegieren?

Wenn eine Aufgabe besser bei jemand anderem aufgehoben ist, zum Beispiel weil du im Urlaub bist oder gerade keine Zeit hast, kannst du sie einfach an eine andere Person weitergeben. Das geht direkt aus der Aufgabenliste heraus.

Delegieren kannst du alle Aufgaben, die dir aktuell zugeordnet sind, egal ob du sie selbst erstellt hast oder sie dir zugewiesen wurde.

1. Öffne im linken Menü Planen und dann Aufgaben.
2. Klicke bei der gewünschten Aufgabe rechts auf das Dreipunkt-Menü (⋮).
3. Wähle Delegieren aus.
4. Wähle die Person aus, an die du die Aufgabe übergeben möchtest, und bestätige. Die Aufgabe erscheint danach in der Aufgabenliste der ausgewählten Person und nicht mehr bei dir.

Einschränkungen beim Delegieren: In folgenden Fällen lässt sich eine Aufgabe nicht delegieren: Sie ist überfällig, aber noch offen. Sie wurde von dir für eine andere Person erstellt oder bereits an jemand anderen delegiert. Sie ist für mehrere Personen gleichzeitig angelegt, zum Beispiel als Gruppenaufgabe.
In diesen Fällen steht die Option „Delegieren" im Menü nicht zur Verfügung.

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