Bewohner:innen Belegung beenden und archivieren

Bewohner:innen können in Qualicura One archiviert werden.

Damit dies möglich ist, müssen zuvor einige Voraussetzungen erfüllt sein.

Wichtig ist dabei vor allem, dass die Belegung beendet wurde und keine offenen Dokumentationsthemen mehr vorhanden sind. Außerdem benötigen Mitarbeiter:innen die entsprechenden Rechte zum Archivieren.

Damit ein:e Bewohner:in archiviert werden kann, geht man folge Schritte durch:

1. Belegung (Service) beenden:

Öffne zunächst das Profil des/der Bewohner:in.

1. Wechsle im Profil zum Reiter „Belegung“.
2. Dort muss die aktuelle Belegung (Service) mit einem Datum beendet werden.
   Dazu klickt man auf den entsprechenden Service und trägt dort ein Beendigungs-Datum ein.

Folge: Ab dem Tag nach dem eingetragenen Entlassungsdatum wird der/die Bewohner:in nicht mehr in der Tagesdokumentation dieser Belegung angezeigt, bleibt aber in der Bewohner:innen‑Liste für die zugehörigen Service‑Mitglieder sichtbar.

2. Belegung archivieren:

1.  Im nächsten Schritt wähle im Dreipunkte-Menü am Ende der Zeile „Archivieren“.  
2.  Bestätige die Archivierung.

Folge: Die archivierte Belegung verschwindet darauf aus der Belegungs-Liste. Sie ist nur noch für Mitglieder noch verbundener Services sichtbar. Existiert keine aktive Belegung mehr, erscheint der/die Bewohner:in ausschließlich in der aktiven Bewohner:innen‑Liste eines Admins.

3. Dokumentation prüfen:

Im nächsten Schritt muss geprüft werden, ob noch offene Dokumentationsthemen vorhanden sind.

1. Öffne im Bewohner:innenprofil den Bereich „Dokumentation“.
2. Stelle sicher, dass keine offenen Dokumentationsthemen mehr vorhanden sind.

Falls noch Themen offen sind, müssen diese im jeweiligen Thema beendet werden (Enddatum).

Wichtig:
Das Schließen oder Beenden von Dokumentationsthemen beeinflusst nicht die vorhandenen Einträge in der Tagesdokumentation. Diese bleiben weiterhin erhalten.

4. Bewohner:in archivieren:

1.  Prüfe noch mal, ob alle Belegungen des/der Bewohner:in archiviert wurden.  
2.  Öffne das Bewohner:innen-Profil und klicke rechts im Dreipunkte-Menü auf „Bewohner:in Archivieren“.  
3.  Bestätige die Aktion.

Folge: Der/die Bewohner:in wird vollständig aus allen aktiven Listen entfernt. Historische Tagesdokumentationen, die vor dem Entlassungsdatum liegen, sind nicht mehr einsehbar. Der/die Bewohner:in erscheint nur noch in der archivierten Bewohner:innen‑Liste, die ausschließlich für Admins zugänglich ist.

Gut zu wissen:

• Bewohner:innen müssen immer zuerst aus der Belegung entlassen werden, bevor ein Archivieren möglich ist.
• Offene Dokumentationsthemen verhindern das Archivieren.
• Einträge in der Tagesdokumentation bleiben erhalten, wenn Dokumentationsthemen geschlossen werden.
• Für das Archivieren sind entsprechende Benutzerrechte erforderlich.

Weiterführende Artikel:

Tagesdokumentation erstellen – einmalige und wiederholende Einträge

Wie verknüpft man Bewohner:innen mit Services (z. B. Wohngruppen oder Betreuungsformen)?