Tagesdokumentation erstellen: einmalige und wiederholende Einträge

Die Tagesdokumentation dient dazu, Ereignisse, Beobachtungen oder regelmäßige Dokumentationspunkte im Alltag festzuhalten. In Qualicura One gibt es dafür zwei Arten von Einträgen: einmalige und wiederholende.

INHALTSVERZEICHNIS

• Tagesdokumentation öffnen
• Einmalige Einträge erstellen
• Wiederholende Einträge erstellen (Dokumentationsthema)
• Gruppen-Zuordnung bei Dokumentationsthemen
• Farbliche Darstellung in der Tagesübersicht (im Hell-Modus der App)
• Bewohner:innen in der Kachelansicht filtern
• Wie kennzeichne ich einen Eintrag als vertraulich?
• Einträge ansehen und bearbeiten
• Rückwirkende Einträge und Zeitstempel
• Tagesdokumentation exportieren

Tagesdokumentation öffnen

Option A: Über die Startseite

Wenn der Schnellzugriff aktiviert ist, kannst du auf der Startseite auf den Button "+ Tagesdokumentation" klicken. Du gelangst direkt in die Übersicht.

Option B: Über das Menü

Im linken Menü gelangst du über das Buch-Symbol in die Tagesdokumentation.

Dort kannst du die gewünschte Gruppe und daneben das Datum auswählen. Die Gruppe ist dabei standardmäßig auf deine Hauptgruppe voreingestellt, du kannst aber jederzeit zu einer anderen Gruppe wechseln, wenn du entsprechende Rechte hast.

Beim Datum wird immer automatisch das aktuelle Datum angezeigt.

Hinweis: Wenn eine Bewohner:in mehreren Gruppen zugeordnet ist (z. B. Wohngruppe und Schule), kannst du in der Tagesdokumentation zwischen den Gruppen wechseln. Je nach ausgewählter Gruppe werden unterschiedliche Dokumentationsthemen angezeigt.

Einmalige Einträge erstellen

1. Die gewünschte Bewohner:in in der Übersicht der Tagesdokumentation suchen.
2. Mit einem Klick auf "+ Eintrag hinzufügen" unter dem entsprechenden Namen öffnet sich das Eingabefenster für einen neuen Eintrag.
3. Kategorie und Titel auswählen.
4. Optional: Beschreibung, Skala, Dokument oder Markierung ergänzen.
5. Auf "Eintrag hinzufügen" klicken, um zu speichern.

Der Eintrag erscheint in der Tagesübersicht blau hinterlegt in der Zeile der jeweiligen Bewohner:in.

Tipp Markierung: Im Bereich "Markierungen" kannst du einen Eintrag mit einem Häkchen bei "Wichtig" markieren. Ein rotes Fähnchen macht ihn in der Übersicht sofort erkennbar. Wie du einen Eintrag als vertraulich kennzeichnest, erfährst du im Abschnitt Wie kennzeichne ich einen Eintrag als vertraulich?

Wiederholende Einträge erstellen (Dokumentationsthema)

Wiederholende Einträge werden nicht direkt in der Tagesübersicht erstellt, sondern über ein Dokumentationsthema im Bewohner:innenprofil angelegt. Diese Themen erscheinen anschließend automatisch täglich in der Tagesdokumentation.

1. Das Profil der Bewohner:in öffnen.
2. Zum Reiter "Dokumentation" wechseln.
3. Auf "Dokumentationsthemen" und auf "Neues Thema" klicken.
4. Kategorie, Titel und Gruppe auswählen sowie ein Startdatum eintragen.
5. Optional ein Enddatum angeben.
6. Mindestens ein Inhaltselement hinzufügen: Beschreibung oder Skala.
7. "Hinzufügen".

Gruppen-Zuordnung bei Dokumentationsthemen

Jedes Dokumentationsthema ist einem oder mehreren Gruppen zugeordnet. Das Gruppen-Feld ist beim Erstellen eines neuen Themas mit der Hauptgruppe der Bewohner:in vorausgefüllt.

Was bedeutet das konkret:

• Ist eine Bewohner:in nur einer Gruppe zugeordnet, erscheint das Thema nur in der Tagesdokumentation dieser Gruppe. Das Gruppen-Feld ist vorausgefüllt und muss nicht geändert werden.
• Ist eine Bewohner:in mehreren Gruppen zugeordnet (z. B. Wohngruppe und Schule), kann das Thema auch mehreren Gruppen gleichzeitig zugewiesen werden. Einträge zu diesem Thema werden dann in allen zugeordneten Gruppen synchronisiert: Beide Seiten sehen die gleichen Einträge.

Anwendungsbeispiel: Ein Thema "Schulalltag" wird sowohl der Gruppe "Wohngruppe" als auch der Gruppe "Schule" zugeordnet. Lehrkräfte können Einträge in der Gruppe "Schule" anlegen, ohne Zugriff auf die Wohngruppe zu haben. Die pädagogischen Fachkräfte in der Wohngruppe sehen diese Einträge dann direkt in ihrer Tagesdokumentation.

Farbliche Darstellung in der Tagesübersicht (im Hell-Modus der App)

• Weiß: Eintrag für diesen Tag noch nicht ausgefüllt
• Grün: Wiederholender Eintrag wurde für diesen Tag bereits dokumentiert
• Blau: Einmaliger Eintrag wurde erstellt

Bewohner:innen in der Kachelansicht filtern

In der Kachelansicht kannst du die Tagesdokumentation gezielt nach einer oder mehreren Bewohner:innen filtern. Das hilft dir, schnell die Einträge einer bestimmten Person zu finden.

1. Oben in der Kachelansicht auf das Filtersymbol klicken.
2. Eine oder mehrere Bewohner:innen auswählen.

Ist der Filter aktiv, werden alle passenden Einträge automatisch aufgeklappt. So siehst du auf einen Blick mehr Details, ohne jeden Eintrag einzeln öffnen zu müssen.

Gut zu wissen: Der Filter bleibt beim Wechsel des Datums aktiv. Wechselst du dagegen die Gruppe, wird der Filter automatisch zurückgesetzt.

Wie kennzeichne ich einen Eintrag als vertraulich?

Manche Informationen sind besonders sensibel und sollen nur von wenigen Personen gelesen werden. Dafür kannst du einen Eintrag als vertraulich kennzeichnen. Er ist dann nur noch für Mitarbeiter:innen mit der passenden Berechtigung sichtbar.

Es gibt zwei Markierungen für vertrauliche Einträge:

• Vertraulich: für Einträge, die nur ausgewählte Fach- oder Führungskräfte sehen sollen.
• Vertraulich (Therapeutisch): für Einträge, die nur therapeutische Fachkräfte sehen sollen.

So gehst du vor:

1. Öffne wie gewohnt das Fenster "Neuer Eintrag" und fülle Kategorie, Titel und die gewünschten Inhalte aus.
2. Setze im Bereich "Markierungen" ein Häkchen bei "Vertraulich" oder "Vertraulich (Therapeutisch)".
3. Klicke auf "Eintrag hinzufügen". Fertig!

Gut zu wissen: Du kannst einen Eintrag auch dann als vertraulich markieren, wenn du selbst keine Berechtigung dafür hast. Nach dem Speichern siehst du den Eintrag dann aber nur noch als "Vertraulicher Eintrag" und kannst ihn nicht mehr öffnen oder bearbeiten. Darauf weist dich auch das Info-Symbol neben der Markierung hin.

Wer kann vertrauliche Einträge sehen?

Vertrauliche Einträge können nur Mitarbeiter:innen sehen, denen die passende Berechtigung persönlich zugewiesen wurde. Diese Berechtigungen hängen nicht an Gruppen oder Positionen, sondern immer an einzelnen Personen. Personen mit Admin-Zugang können vertrauliche Einträge immer sehen.

Vergeben werden die Berechtigungen ausschließlich in Easy Admin.
Mehr dazu: Easy Admin - Vertraulichkeitsgruppen zuweisen und anpassen

Wie sieht ein vertraulicher Eintrag in der Tagesdokumentation aus?

Vertrauliche Einträge erkennst du immer am Schloss-Symbol vor dem Titel. Was du darüber hinaus siehst, hängt von deiner Berechtigung ab:

• Mit Berechtigung: Du siehst den Titel, die Beschreibung und alle weiteren Angaben des Eintrags. Du kannst ihn ganz normal öffnen und bearbeiten.
• Ohne Berechtigung: Statt des Titels steht dort "Vertraulicher Eintrag" mit dem Hinweis, dass der Eintrag nur für Benutzer:innen mit höheren Berechtigungen sichtbar ist. Inhalte siehst du keine, und du kannst den Eintrag weder öffnen noch bearbeiten.

Kann ich die Markierung wieder entfernen?

Ja. Sobald du einen vertraulichen Eintrag sehen kannst, kannst du die Markierung auch wieder entfernen.

Du siehst nur "Vertraulicher Eintrag"? Keine Sorge, dann ist alles in Ordnung: Dir fehlt lediglich die Berechtigung für diesen Eintrag. Wenn du ihn für deine Arbeit brauchst, sprich deine Leitung oder die zuständige Person mit Admin-Zugang an.

Einträge ansehen und bearbeiten

Für jeden Dokumentationseintrag gibt es zwei Möglichkeiten, dir mehr Inhalt anzeigen zu lassen: das Aufklappen direkt in der Kachel und die Detailansicht über „Mehr anzeigen".

Aufklappen

Klickst du auf einen Eintrag, klappt er sich direkt in der Kachel auf. Du siehst dann ein paar zusätzliche Inhalte. Bei langen Beschreibungen wird dabei nur ein Ausschnitt angezeigt.

Ist der Eintrag bereits ausgefüllt, kannst du ihn im aufgeklappten Zustand über das Dreipunkt-Menü (⋮) bearbeiten oder löschen.

Mehr anzeigen (Detailansicht)

Klicke auf „Mehr anzeigen", um die vollständige Detailansicht in einem eigenen Fenster zu öffnen. Ein vorheriges Aufklappen ist dafür nicht mehr nötig, du gelangst mit einem Klick direkt dorthin und siehst alle Inhalte des Eintrags vollständig.

Über das Stiftsymbol oben im Fenster kannst du den Eintrag bearbeiten oder ergänzen, sofern er noch nicht zu alt ist.

Rückwirkende Einträge und Zeitstempel

Es ist möglich, Einträge rückwirkend zu dokumentieren. Dafür in der Tagesdokumentation über die Datumsauswahl oben das gewünschte Datum einstellen. Der Eintrag erhält trotzdem einen Zeitstempel mit dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit.

Wichtig: Dokumentationen für zukünftige Tage sind nicht möglich. Rückwirkend können Einträge bis 24 Stunden nach Erstellung bearbeitet werden.

Tagesdokumentation exportieren

Du kannst die Einträge der Tagesdokumentation als PDF herunterladen, zum Beispiel zur Ablage oder Übergabe.

1. Oben rechts in der Tagesdokumentation zur Listenansicht wechseln (Listensymbol neben dem Kachelsymbol).
2. Bei Bedarf über die Filterfunktion die gewünschten Einträge eingrenzen.
3. Auf „Export" klicken.
4. Format auswählen: PDF. Der Download startet automatisch.

Wichtig: Exportiert wird immer nur das, was in der Listenansicht gerade angezeigt wird. Standardmäßig sind das 10 Einträge pro Seite. Willst du mehr Einträge auf einmal exportieren, stelle unten in der Listenansicht die Anzahl der Einträge pro Seite auf 25, 50 oder 100 um, bevor du auf „Export" klickst.

Weiterführende Artikel

Wie legt man ein neues Profil für eine:n Bewohner:in an?

Wie verknüpft man Bewohner:innen mit einer Gruppe (z. B. Wohngruppen oder Betreuungsformen)?

Daten exportieren