Tagesdokumentation erstellen – einmalige und wiederholende Einträge

Die Tagesdokumentation dient dazu, Ereignisse, Beobachtungen oder regelmäßige Dokumentationspunkte im Alltag festzuhalten. In Qualicura One gibt es dafür zwei Arten von Einträgen:

• Einmalige Einträge (z. B. besondere Ereignisse oder Beobachtungen)
• Wiederholende Einträge (z. B. tägliche Dokumentationspunkte)

Diese werden unterschiedlich angelegt, erscheinen aber gemeinsam in der Übersicht der Tagesdokumentation.

Tagesdokumentation öffnen:

Es gibt zwei Möglichkeiten, zur Tagesdokumentation zu gelangen.

Option A: Über die Startseite

Wenn der Schnellzugriff aktiviert wurde, kannst du auf der Startseite den Button „+ Tagesdokumentation“ auswählen.

Du gelangst dadurch direkt in die Übersicht der Tagesdokumentation.

Option B: Über das Menü links das Buch-Icon

Wähle unter „Services“ die gewünschte Wohngruppe aus und  danaben das gewünschte Datum aus.

Standardmäßig wird immer das aktuelle Datum angezeigt.

In der Übersicht erscheint anschließend die Belegung der Bewohner:innen für diesen Tag.

Einmalige Einträge erstellen:

Einmalige Einträge werden direkt in der Übersicht der Tagesdokumentation erstellt.

1. Suche die gewünschte Bewohner:in in der Liste
2. Klicke unter dem Namen auf „+ Eintrag hinzufügen“

Es öffnet sich ein Fenster für den neuen Eintrag.

Beim Erstellen eines Eintrags werden folgende Informationen abgefragt:

• Kategorie des Eintrags
• Titel des Eintrags

Zusätzlich können weitere Elemente hinzugefügt werden:

• Beschreibung
• Skala
• Dokument oder Datei hochladen
• Markierung setzen

Über „+ Markierung setzen“ kann der Eintrag z.B. als „Wichtig“ markiert werden.

Diese Markierung kennzeichnet den Eintrag mit einem roten Fähnchen, sodass er in der Übersicht schnell erkannt werden kann.

Klicke anschließend auf „Eintrag hinzufügen“, um den Eintrag zu speichern.

Der Eintrag erscheint danach in der Tagesübersicht blau hinterlegt in der Zeile der jeweiligen Bewohner:in.

Wiederholende Einträge erstellen:

Wiederholende Einträge werden nicht direkt in der Tagesübersicht erstellt, sondern über ein Dokumentationsthema im Bewohner:innenprofil angelegt.

Diese Themen erscheinen anschließend automatisch täglich in der Tagesdokumentation.

Dokumentationsthema anlegen

1. Öffne das Profil der Bewohner:in (z. B. durch Klick auf den Namen)
2. Wechsle in den Reiter „Dokumentation“
3. Klicke auf „Neues Thema“

Angaben für ein Dokumentationsthema

Beim Anlegen eines neuen Themas müssen folgende Informationen hinterlegt werden:

• Kategorie
• Titel
• Startdatum

Optional kann zusätzlich ein Enddatum angegeben werden.

Außerdem muss mindestens eines der folgenden Elemente enthalten sein:

• Beschreibung
• Skala

Diese Elemente werden später in der Tagesdokumentation angezeigt und sind auszufüllen.

Dokumentationsthema speichern oder bearbeiten

Nach dem Speichern erscheint das Thema in der Themenliste der Bewohner:in.

Bestehende Themen können dort jederzeit bearbeitet werden, zum Beispiel um später ein Enddatum zu ergänzen.

Darstellung in der Tagesdokumentation:

In der Tagesübersicht werden wiederholende Dokumentationsthemen automatisch angezeigt.

Die farbliche Darstellung hilft dabei, den Status schnell zu erkennen:

• Weiß: Eintrag für diesen Tag noch nicht ausgefüllt
• Grün: Wiederholender Eintrag wurde für diesen Tag bereits dokumentiert
• Blau: Einmaliger Eintrag wurde erstellt

So lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Dokumentationen noch fehlen.

Einträge anzeigen und bearbeiten:

Auf der rechten Seite jeder Bewohner:innen-Zeile befinden sich zwei kleine Pfeile, mit denen die Einträge aufgeklappt werden können.

Dort lassen sich weitere Details einsehen, wie z.B. der Skala-Eintrag oder die Beschreibung.

Über:

• „Mehr anzeigen“
  oder
• die drei Punkte im Eintrag → „Bearbeiten“

gelangst du zur vollständigen Ansicht des Eintrags und kannst diesen bei Bedarf ergänzen oder anpassen.

Zeitstempel und Nachträge:

Jeder Eintrag enthält einen Zeitstempel mit:

• Datum und Uhrzeit der Erstellung
• Name der Person, die den Eintrag erstellt hat

Der Zeitstempel bezieht sich immer auf den Zeitpunkt der Erstellung.

Wenn ein Eintrag später ergänzt wird, empfiehlt es sich, Nachträge im Text mit Namen oder Kürzel zu kennzeichnen.

Rückwirkende Einträge erstellen:

Es ist möglich, Einträge rückwirkend zu dokumentieren.

Dafür kannst du in der Tagesdokumentation oben über die Datumsauswahl das gewünschte Datum einstellen.

Der Eintrag erhält trotzdem einen Zeitstempel mit dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit.

Wichtig:
Dokumentationen für zukünftige Tage sind nicht möglich.

Hinweis zu fehlenden Einträgen:

Damit keine Dokumentation vergessen wird, zeigt Qualicura One oben rechts eine Übersicht über fehlende Einträge für den jeweiligen Tag an.

Listenansicht der Dokumentation:

Neben der Kachelansicht gibt es auch eine Listenansicht der Tagesdokumentation.

Diese kann über die Buttons oben rechts ausgewählt werden.

In der Listenansicht stehen zusätzliche Filtermöglichkeiten zur Verfügung, zum Beispiel:

• nach Bewohner:innen sortieren
• Zeiträume filtern
• weitere Filter kombinieren

Damit lassen sich Dokumentationen gezielt durchsuchen oder auswerten.

Weiterführende Artikel:

Wie legt man ein neues Profil für eine:n Bewohner:in an?

Wie verknüpft man Bewohner:innen mit Services (z. B. Wohngruppen oder Betreuungsformen)?